Mission principale
- Assurer la gestion administrative, l’accueil physique et téléphonique et les dossiers spécifiques au service technique.
Activités
Gestion administrative :
- Traitement du courrier de l’ensemble de la Direction : diffusion, rédaction et mise en forme de courriers,
- Suivi et diffusion des messageries spécifiques,
- Gestion d’agendas électroniques,
- Organisation de réunion : réservation de salles, moyens techniques, invitation…
- Classement et Archivage.
Accueil et Information :
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires,
- Gestion des demandes d’intervention auprès des ST : analyse de la demande, enregistrement et transmission,
- Mise à jour du site internet de la commune pour le compte de la direction.
Autorisations et suivi des demandes :
- Élaboration des arrêtés en lien avec le directeur adjoint,
- Saisie les demandes d’intervention via les plateformes dédiées et logiciel métier.
Commande Publique :
- Recherche devis pour les moyens généraux et maintenance,
- Élaboration des bons de commandes,
- Suivi des bons d’engagement : tableau de suivi, transmission aux entreprises, respect de la procédure interne à la collectivité,
- Suivi des contrats, réalisation des décisions, bon de commande.
- Aide à la préparation budgétaire
- Gestion et suivi de l’exécution budgétaire, alertes.
Ressources humaines :
- Suivi des congés.
Dossiers Particuliers :
- Suivi de la téléphonie mobile, carburant…
- Plan Communal de Sauvegarde.
Profil du poste
Les connaissances requises
- Cadre réglementaire des ressources humaines
- Organisation d’une collectivité
- Dispositif d’accompagnement des agents
- Les qualités professionnelles
- Discrétion
- Sens de l’organisation
- Gestion du temps de travail
- Polyvalence
- Utilisation de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet…)
- Aptitudes rédactionnelles
- Qualités relationnelles : contact avec agents, directeurs, élus
- Sens de l’initiative, force de proposition
- Réceptivité à la formation
- Travail en équipe et en autonomie
Élément de contrat
Position administrative
- Grade : adjoint administratif
- Poste permanent
- Situation statutaire : titulaire/contractuel
- Temps de travail : temps complet
Position hiérarchique
- Direction : Service technique
- Hiérarchie supérieure : DSTA
Position fonctionnelle
- Relations avec les usagers : administrés,
- Relations avec les partenaires publics : partenaires institutionnelles et techniques
- Relations avec les partenaires privés : prestataires,
Conditions d’exercice du travail
- Conditions physiques : travail en bureau
- Risques et contraintes liés à des situations de travail : travail sur écran, utilisation répétitive de la souris et clavier
- Conditions générales de travail : matériel informatique et de bureau
Horaires et rythme de travail
- Horaires administratifs de la mairie
- Permanence état civil
- Lieu : Centre Technique Municipal – Domaine de Saint Paul – 102 Route de Limours – Bat 20 – Saint-Rémy-lès-Chevreuse.