Secrétaire administrative du Pôle relations publiques et vie locale (H/F)

Missions

Sous la responsabilité de la Directrice du pôle relations publiques et vie locale, vous assurez le secrétariat et la gestion administrative des services du pôle. Vous réalisez l’accueil physique et téléphonique et préparez des dossiers d’aide à la décision.

Activités                                                                                                                                                                               

Gestion administrative

  • Traitement du courrier entrant et sortant de l’ensemble du pôle : diffusion, rédaction et mise en forme de courriers
  • Rédaction des compte-rendu de réunions du pôle auxquelles il/elle assiste
  • Rédaction des actes administratifs du pôle (convention, contrat et décision)
  • Suivi des parapheurs du pôle
  • Organisation de réunions de la directrice du pôle : réservation de salles, moyens techniques, invitations
  • Organisation des commissions du pôle
  • Gestion des demandes d’intervention du pôle auprès des ST : demande, suivi et relance
  • Renseignement de la billetterie en ligne du théâtre en amont de l’ouverture de saison
  • Envoi des courriers et fiches d’inscriptions des évènements du pôle (marché de Noël, forum des associations,…)
  • Organisation des mises à jour des fichiers du pôle (exposants pour le marché de Noël, foodtrucks pour tous les événements du pôle, base des associations de la ville ou actives sur la ville)
  • Gestion des fichiers d’invitations pour les vœux et événements majeurs du pôle
  • Classement et archivage

Accueil et informations

  • Réception, filtrage et traitement des appels téléphoniques avec tenue d’un recueil
  • Suivi de la transmission des supports de communication et d’informations dans les services et auprès des publics
  • Soutien dans la gestion des mises à disposition d’équipements municipaux pour les associations
  • Accueil des associations et remise des clés lors de mise à disposition d’équipements municipaux

Préparer et organiser des dossiers d’aide à la décision / fonds de dossier

  • Collecte d’informations pour la rédaction et la mise à jour des supports de communication (guide culturel, guide des associations, livret pratique…)
  • Envoi, réception et pré-traitement des demandes de la programmation de l’Espace Jean-Racine
  • Gestion des demandes auprès du service communication : analyse de la demande, enregistrement et suivi
  • Réception, traitement et suivi des inscriptions des événements du pôle
  • Remise en forme des documents sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation…)
  • Préparation des feuilles de route pour l’accueil des artistes de la saison culturelle

Gestion budgétaire

  • Recherche de devis pour les moyens généraux et maintenance
  • Élaboration des bons de commandes et renseignement du tableau de suivi
  • Suivi de l’exécution budgétaire, émission, suivi des bons de commandes en lien avec les responsables de service

Ressources humaines

  • Suivi des congés pour la directrice du Pôle
  • Suivi des affaires courantes en cas d’absence d’un des responsables de service du pôle

Profil recherche

Les connaissances requises

  • Organisation d’une collectivité
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire

Les compétences requises

  • Maîtrise des délais, respect des échéances,
  • Maîtrise des techniques d’accueil (savoir accueillir du public et assurer un bon accueil téléphonique)
  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet..)
  • Aptitudes rédactionnelles et capacité de synthèse des données

Les qualités professionnelles

  • Discrétion, rigueur, disponibilité, polyvalence
  • Qualités relationnelles : contact avec agents, directeurs, élus
  • Sens de l’organisation, savoir gérer les nombreuses interruptions dans le travail dues aux appels téléphoniques
  • Travail en équipe et en autonomie
  • Sens de l’initiative, force de proposition
  • Réceptivité à la formation et à la polyvalence

Horaires et rythme de travail

  • Horaires des services administratifs de la mairie

Conditions de recrutement

  • Recrutement par voie statutaire ou, le cas échéant, par voie contractuelle
  • Cadre d’emploi : adjoint administratif
  • Poste à temps complet à pourvoir au plus vite
  • Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (Rifseep) + prime de fin d’année + participation aux mutuelles labellisées + CNAS

Envoyer lettre de motivation et CV à :

Monsieur le Maire – Hôtel de ville – 2 rue Victor Hugo – 78470 Saint-Rémy-lès-Chevreuse
Ou par mail : drh@ville-st-remy-chevreuse.fr
Renseignements : 01 30 47 48 47