Responsable Service État civil – Élections – Accueil (H/F)

Missions Principales

  • Assurer l’organisation du service et l’encadrement des agents
  • Veiller à l’application de la législation et des procédures administratives en matière d’État civil, élections, titres sécurisés, cimetière.
  • Supervision et contrôle de l’ensemble des activités du service

Activités                                                                                                                                                                                            

Accueil :
  • Veiller à la bonne communication transmise aux usagers
  • Mettre à jour des pièces à fournir pour la constitution des dossiers en relation avec les services préfectoraux
État civil :
  • Contrôler la gestion :
    De la tenue administrative des registres
    Des tables annuelles et décennales des registres
    De la rédaction des actes d’État civil par délégation du Maire, des naissances, des mariages et des décès avec établissement des actes
    Des départs et arrivées de corps en relation avec les services funéraires
    Des rectifications administratives sur actes (mariages, PACS, décès, actes de notoriété,)
    Des demandes de mention en marge des actes d’État civil (mariages, PACS, décès, actes de notoriété…)
    Des statistiques sur le suivi du service
  • Organiser et participer aux célébrations des mariages, parrainages civils par roulement
Cimetière :
  • Contrôler et gérer :
    Les concessions renouvelées ou échues
    La reprise des concessions échues ou abandonnées
  • Appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur des cimetières
  • Contrôler des inhumations et exhumations
Élections :
  • Tenir des listes électorales et gérer les inscriptions et radiations en relation avec l’INSEE
  • Établir et suivre les cartes électorales
  • Préparer et participer aux commissions administratives
  • Préparer et organiser les différents scrutins
  • Organiser le tirage au sort et le suivi des jurés d’assises
Titres sécurisés :
  • Contrôler les rendez-vous passeports et CNI
  • Être le garant des relations permanentes avec l’ANTS et la Préfecture
Divers :
  • Contrôler la gestion
    Du recensement militaire
    Des attestations d’accueil
    Des légalisations de signature
  • Élaboration, suivi et contrôle du budget du service
  • Mise en place des procédures pour le suivi des services
  • Gestion des archives des services
  • Aide à l’accueil et au standard en cas d’absence des agents ou en cas de besoin dans la mesure des missions

Les Connaissances requises

  • Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales
  • Maitrise de l’expression orale, capacité de reformulation
  • Connaissance et utilisation courante de la langue française écrite (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
  • Maitrise des outils informatiques et bureautiques
  • Maitrise des techniques de recherches documentaires
  • Capacité d’anticipation et d’interpellation envers sa hiérarchie

Les qualités professionnelles

  • Accueil du public, politesse, discrétion
  • Rigueur, méthode, organisation
  • Diplomatie, esprit d’équipe
  • Exactitude des informations
  • Qualités relationnelles

Les connaissances et compétences spécifiques

  • Aptitudes particulières, comportement :
  • Disponibilité, gestion du stress
  • Capacité à anticiper les évènements pour les organiser

Horaires et rythme de travail

  • Permanence administrative : 1 samedi matin sur 3
  • Horaires des services administratifs de la mairie
  • Localisation : Mairie
  • Célébration des mariages le samedi après-midi en roulement

Élément de contrat

  • Cadre d’emploi-grade : rédacteur
  • Poste : à temps complet à pourvoir à compter du 15 juin 2021
  • Rémunération : grille indiciaire + régime indemnitaire + CNAS

Envoyer lettre de motivation et CV à :

Monsieur le Maire – Hôtel de ville – 2 rue Victor Hugo – 78470 Saint-Rémy-lès-Chevreuse
Ou par mail : drh@ville-st-remy-chevreuse.fr