Sous la responsabilité de la direction du pôle Education, vous accueillez les familles, et assurez des missions administratives liées à la petite enfance et aux affaires scolaires.
Mission
- Accueil des familles
- Gestion administrative de la petite enfance et des affaires scolaires
- Gérer l’interface Scolaire, Petite enfance et Portail Familles.
- Gérer les inscriptions scolaires et pré-inscriptions Petite Enfance.
- Assurer la bonne diffusion des informations.
- Participation aux réunions de service, prise de notes et comptes-rendus.
Activités
Logiciel ABELIUM :
- Création des fiches familles et enfants sur l’interface et ouverture des comptes Portail familles.
- Ouverture des comptes enfants sur Cogito (pré-inscriptions) et Diabolo
- Vérification de la complétude des dossiers des comptes Portail Familles et vérification de la mise à jour des documents
- Réalisation quotidienne des imports de mises à jour des comptes Portail Familles et transmissions des documents nécessaires à la facturation au service régie (QF CAF ou avis d’imposition, RIB, justificatifs d’absence)
- Résolution des problématiques parents sur leurs comptes Portail Familles et aide à la prise en main de l’outil
- Mise à jour des informations du Portail Famille pour le scolaire et la petite enfance (liste assistante maternelles, assistantes parentales etc..)
- Paramétrage de l’interface scolaire : Création et ouverture d’une nouvelle année scolaire, réalisation de la montée pédagogique, paramétrage des classes/enseignants et attribution des classes pour chaque enfant
- Publication d’informations (emailing, rappels…) concernant le service scolaire et petite enfance
Affaires scolaires :
- Gestion des pré-inscriptions et inscriptions scolaires et suivi des effectifs scolaires : mise à jour du tableau d’effectif et des nouvelles inscriptions
- Gestion des commandes du service scolaire : Réalisation des bons de commandes des écoles et envoi des mandats administratifs aux fournisseurs et prestataires
- Suivi des commandes et du budget scolaire (mise à jour du tableau de suivi des dépenses)
- Gestion administrative des classes découvertes : Création tableau de publipostage des participations financières des familles, rédaction et envoi des courriers de participation aux familles
- Gestion des dérogations : Suivi des dérogations internes, externes vers SRLC ou hors commune, suivi des demandes de dérogation et préparation des commission de dérogation
- Suivi des frais de scolarité : tableau de recettes ou dépenses par années scolaire (dérogations/classe ULIS), envoi annuel des courriers de frais de scolarité aux différentes mairies
- Collaboration avec les directeurs d’école
- Transmissions à la gestionnaire enfance, des informations relatives aux sorties des classes/écoles et des intentions de grève des enseignants pour le suivi de la commande de restauration
Petite enfance :
- Gestion des demandes de pré-inscriptions en crèche
- Préparation commission attribution place en crèche
- Rédaction et envoi des courriers : maintien de demande de place, attribution ou non attribution de place en crèche, changement de contrat d’accueil
- Gestion et suivi des pré-inscriptions crèche en lien avec la directrice du RPE
- Suivi des effectifs des crèches
- Gestion des commandes du service Petite Enfance : Réalisation des bons de commandes de la micro-crèche et du RPE et envoi des mandats administratifs aux fournisseurs et prestataires
- Suivi des commandes et du budget petite enfance (mise à jour du tableau de suivi des dépenses)
- Gestion de l’ « opération bavoirs »
Commun au scolaire et petite enfance :
- Accueil physique et téléphonique du public et réponses mailings concernant le scolaire et la petite enfance
- Suivi des problématiques familiales rencontrés à l’école ou en crèche
- Rédaction de comptes-rendus.
- Mise en page de document (courriers, convocations, documents officiels)
- Mise à jour et réactualisation des tableaux de suivis annuels et des supports destinés aux familles
- Classement et archivage des documents du pôle
Polyvalence lors d’absence du collègue du pôle Enfance : gestion administrative de la restauration scolaire – mise à jour et suivi des inscriptions périscolaires, extrascolaires et cantines – suivi des mails et appels téléphoniques liés à l’enfance.
Connaissances requises
- Organisation d’une collectivité
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques
- Connaissance du logiciel Abélium serait un plus
Qualités professionnelles
- Accueil du public, discrétion
- Rigueur, méthode, organisation
- Diplomatie, esprit d’équipe
- Maitrise de l’expression orale, capacité de reformulation
- Qualités relationnelles
- Prise de note et bonne capacité rédactionnelle
Horaires et rythme de travail
- Horaires des services administratifs de la mairie
Conditions de recrutement
- Recrutement par voie statutaire ou, le cas échéant, par voie contractuelle
- Cadre d’emploi : adjoint administratif
- Poste à temps complet à pourvoir au plus vite
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (Rifseep) + prime de fin d’année + participation aux mutuelles labellisées + CNAS
Envoyer lettre de motivation et CV à :
Monsieur le Maire – Hôtel de ville – 2 rue Victor Hugo – 78470 Saint-Rémy-lès-Chevreuse
Ou par mail : drh@ville-st-remy-chevreuse.fr
Renseignements : 01 30 47 48 47