Missions principales
Sous la responsabilité de la Cheffe de cabinet, vous assurez le secrétariat général. Vous apportez une assistance solide et permanente en termes de gestion, de communication et d’information.
Vous êtes en relation permanente avec les services de la collectivité, les administrés et les partenaires institutionnels.
Activités
Secrétariat Général
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général,
- Gestion du courrier (enregistrement, tri et diffusion du courrier),
- Traitement des mails de la boîte secrétariat général,
- Rédaction de la correspondance courante,
- Traitement et diffusion des informations,
- Suivi de l’assistanat du Directeur Général des Services (agenda, courriers, appels téléphoniques),
- Participation et assurer le suivi des réunions du Comités de Direction élargi (prise de notes, élaboration de compte-rendu/relevé de décisions, diffusion) ,
- Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques (courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion…),
- Classement et archivage des courriers et dossiers,
Suivi de dossiers
- Participation à la gestion et au suivi du budget du secrétariat général et du cabinet du Maire (demande de devis et établissements des bons de commandes),
- Planification des astreintes et réalisation du planning élus de célébration des mariages,
- Gestion des fournitures administratives en lien avec le DGS,
- Gestion et suivi de la logistique nécessaire à l’organisation des réunions,
En l’absence de la Cheffe de cabinet, vous assurez l’intérim et notamment la prise en charge de la gestion de l’agenda de Maire et organisation de rendez-vous des autres élus.
Organisation d’évènements
- Participation à l’organisation des évènements et des cérémonies (médailles du travail, vœux à la population, inaugurations, Duoday …),
Profil recherché
LES CONNAISSANCES REQUISES
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,
- Maîtrise des techniques du secrétariat et les outils de la bureautique,
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel),
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires,
- Bonne capacité rédactionnelle
- Expérience dans un poste similaire souhaitée
LES QUALITÉS PROFESSIONNELLES
- Sens du service public, de l’organisation et gestion du temps de travail,
- Qualités relationnelles, humaines et sens de l’écoute,
- Confidentialité, discrétion,
- Aptitudes rédactionnelles,
- Sens de l’initiative, force de proposition,
- Travail en équipe et en autonomie
HORAIRES ET RYTHME DE TRAVAIL
- Horaires des services administratifs de la mairie
CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Recrutement par voie statutaire ou, le cas échéant, par voie contractuelle
- Cadre d’emploi : adjoint administratif
- Poste à temps complet à pourvoir au 1er octobre 2023
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (RIFSeep) + prime de fin d’année + participation aux mutuelles labellisées + CNAS
Adresser CV et lettre de motivation à Monsieur le Maire : drh@ville-st-remy-chevreuse.fr
Renseignements : 01 30 47 05 18