Responsable du service Vie associative (H/F)
Date limite de l'offre : vendredi 23 décembre 2022
Mission principale
Au sein du pôle Relations publiques et vie locale qui comprend les services vie associative et culture, l’animation de la ville et la communication, le responsable de la Vie associative contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre des orientations de la collectivité dans le domaine de la vie associative, gère les relations avec les associations, les salles et les équipements, et développera des actions partenariales avec les associations autour des politiques publiques. Lien fonctionnel avec le pôle Éducation-Enfance sur la partie sportive.
Sur le plan des projets, le responsable de la Vie associative travaillera à la mise place d’un guichet unique numérique en direction des associations, développera et accompagnera des logiques de coproduction de l’action publique avec les associations et animera des dispositifs de concertation et de participation des associations et travaillera en partenariat avec les associations et la responsable des affaires culturelles sur la maitrise et évaluation des coûts inhérents à cette programmation des associations à l’espace Jean-Racine.
Activités
1/ Conduit les relations avec les associations
- En lien avec la Directrice de pôle, assiste et conseille les élus dans le cadre de la mise en œuvre du projet de ville.
- Gère et anime le guichet unique de la Vie associative en travaillant en transversalité avec l’ensemble des services de la Ville.
- Évalue la pertinence de l’aide apportée par la commune (équipements, communication, matériels…), en lien avec les services « supports ».
- Instruit les demandes de subventions des associations et en assure l’information. Est garant pour la collectivité du process.
- Identifie et mobilise les partenaires associatifs sur les projets de la collectivité.
- Développe des logiques de coproduction de l’action publique avec les associations et anime des dispositifs de concertation et de participation des associations.
- Organise le forum des associations avec l’aide des services du pôle relations publiques et vie locale et du pôle Éducation-Enfance.
- Co-organise avec le Pôle Éducation-Enfance la fête des sports.
2/ Gère les salles et les équipements
- Encadre l’agent chargé de l’entretien des équipements culturel et associatif (hors équipement sportif), ainsi que ses besoins, planifie son activité liée à l’entretien et assure un suivi opérationnel de proximité.
- Est garant pour la collectivité de tous le process de mise à disposition des salles.
- Gère les plannings des salles associatives (hors équipement sportif) et assure un suivi des procédures pour toutes les réservations (convention de location, règlements intérieurs, pièces justificatives…) en collaboration étroite sur les process avec la direction de l’éducation, de la jeunesse et des sports .
- Garantit la bonne communication des plannings et des besoins à destination des services techniques, des gardiens ou équipe d’entretien pour un accueil de qualité dans les sites.
- Assure la gestion des clefs et les procédures rattachées en lien avec les services techniques.
- Organise la location de la salle de Beauplan avec l’appui d’une conciergerie.
3/ Assure le suivi des événements organisés par les associations à l’Espace Jean-Racine
- En lien avec la responsable des affaires culturelles, participe à la préparation de la programmation des événements culturels associatifs de l’Espace Jean-Racine (expositions, manifestations).
- Maitrise et évalue les coûts inhérents à cette programmation.
- Assure le suivi des dossiers (conventions, liens entre le régisseur et les associations pour les besoins techniques…)
4/ Co organise les évènements locaux gérés au sein du pôle
- Aide à la coordination et à l’organisation des manifestations de la ville (Commémoration, Vœux…).
- Assure une présence et participe si besoin le jour des évènements importants.
- Aide à la mise à jour des listes de contacts de la commune pour les invitations diverses.
5/ Gère le budget et l’administration du service
- Est force de proposition en matière d’organisation en veillant à l’économie de moyens
- Favorise la circulation de l’information et la communication au sein du service
- Manage 1 collaborateur, planifie l’activité et répartit les missions
- Élabore et suit le budget du service vie associative
- Assure la gestion administrative du service.
5/ Assiste la Directrice du Pôle dans ses missions
- Aide au suivi des projets et activités de la direction en fonction des besoins.
- Intègre les priorités du Pôle dans la gestion quotidienne des activités du service.
- En lien avec la Directrice du Pôle, coordonne la gestion budgétaire et les besoins matériels du pôle.
- Soutien aux besoins administratifs du Pôle (courriers, conventions, compte-rendu …) avec la collaboration
- Renseigne des tableaux de suivi des activités du service.
- Assure la continuité de service du pôle avec la responsable des affaires culturelles en cas d’absence de la directrice du pôle.
Profil du candidat
Les connaissances requises
- Bac +4 / master STAPS management
- Organisation, mise en œuvre et évaluation des politiques publiques conduites
- Connaissances des collectivités territoriales et du monde associatif et des partenaires institutionnels
- Connaissance des textes régissant les associations : loi 1901 et réglementations.
- Bonne connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités locales.
- Compétences informatiques : pratique des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et connaissance des nouvelles technologies.
- Maîtrise de l’ingénierie de projet
- Expérience significative sur un poste similaire
Les qualités professionnelles
- Capacités d’adaptation rapide, disponibilité, autonomie importante liée à l’expertise attendue
- Capable de communiquer avec une population variée allant de l’agent à l’élu
- Discrétion, confidentialité, obligation de réserve
- Organisation, rigueur, méthode
- Diplomatie
- Esprit d’équipe
- Savoir rendre-compte
- Polyvalence et réceptivité
- Esprit d’initiative et de proposition
- Forte capacité à travailler en équipe
Conditions de recrutement
- Recrutement par voie statutaire ou, le cas échéant, par voie contractuelle
- Filière administrative – catégorie B
- Poste à temps complet à pourvoir dès que possible
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (RIFSeep) + prime de fin d’année + participation aux mutuelles labellisées + CNAS
Envoyer lettre de motivation et CV à :
Monsieur le Maire – Hôtel de ville – 2 rue Victor Hugo – 78470 Saint-Rémy-lès-Chevreuse
Ou par mail : drh@ville-st-remy-chevreuse.fr
Renseignements : 01 30 47 05 18